إسلام مسعد السيد حسيب يكتب: فن إدارة الوقت


نشرت في اليوم السابع يوم الجمعة، 29 يوليه 2016 – 08:02 ص

المقال باليوم السابع

الوقت هو المادة التي صنع منها الحياة هذا ما قاله بنجامين فرانكلين أبرز مؤسسي الولايات المتحدة الامريكية كم منا حاول الوقوف امام الساعة يراقب عقرب الثواني الذي يعبر عن نزيف العمر فكل ثانية تمر من عمرنا لا يمكن ان تعود مرة اخري فالمادة الخام للعمر أي الوقت تنفذ تتبخر ولابد وان نتساءل ماذا قدمنا والي اين نسير فالوقت هو الثروة التي يمتلكها الانسان هو المورد الطبيعي الذي لابد من استغلاله الاستغلال الأمثل كي يحقق الانسان أهدافه.

وحينما نتحدث عن إدارة الوقت لابد وان نكون اكثر دقة في تعبيرنا فلابد وان نقول إدارة أنشطة الوقت لان الأنشطة نمتلكها ولنا حرية التصرف فيها اما الوقت فلا نمتلكه وليس لنا حرية التصرف فيه هنا نجد دكتور إبراهيم الفقي رحمه الله يضعنا امام اختلاف كبير بين إدارة الوقت وإدارة أنشطة الوقت وبالتالي عليك ان تجاوب علي سؤال كيف ادير أنشطة وقتي ؟

في البداية لابد وان نتفق ان إدارة أنشطة الوقت تعني أولا إدارة الذات فالوقت هو مورد طبيعي منحه الله للبشر كافة ما دامو علي قيد الحياة اليوم 24 ساعة كاملة متاحة يوميا للبشر كافة تتمتع بخصائص لابد وان نتفق جميعا عليها الا وهي …..

1-      ينقضي سريعا

2-      ما مضى منه لا يعود ولا يعوض

3-      اندر ما يمتلكه الانسان

ومن خصائصه الفريدة نستخلص أهميته وكما قال ابن القيم رحمه الله ” إضاعة الوقت أشد من الموت، لأن إضاعة الوقت يقطعك عن الله والدار الآخرة، والموت يقطعك عن الدنيا وأهلها “ويقول ابن مسعود رضي الله عنه ” ما ندمت على شيء ندمي على يوم غربت شمسه أنقص فيه أجلي، ولم يزد فيه عملي“ويقول الخليفة عمر بن عبد العزيز رضي الله عنه” إن الليل والنهار يعملان فيك، فاعمل فيهما “ويقول الحسن البصري ” يا ابن آدم ، إنما انت أيام مجموعة ، كلما ذهب يوم ذهب بعضك“.

ولكي تقوم بإدارة أنشطة الوقت عليك أولا ان تقف امام نفسك وتتساءل من انت ؟ ماذا تريد ان تكون؟ لماذا خلقت؟ ما هو دورك في الحياة؟ هل تعيش في الماضي؟ هل تقارن نفسك بالأخرين؟ وعندما تجد إجابة صادقة لكل هذه الأسئلة سوف تضع نفسك علي اول طريق إدارة أنشطة وقتك فالكثير منا لا يعرف من هو ولا يعرف لنفسه هدف فهو يعيش كي يعمل او يدرس او يعيش لمجرد الحياة فقط فنحن خلقنا لعبادة الله وعمارة الأرض هذا هو دورك الرئيسي في الحياة العمارة فمنا من يعمر الأرض بعمله واخر بفكره فعلينا جميعا ان ندرك سبب وجودنا في الحياة فانا لم اخلق كي أعيش في الماضي فالماضي ليس الا ذكريات خلقت كي تثقلني علما وخبرة في الحياة واذا قارنت نفسي بالأخرين ظلمت نفسي قبل ان اظلم غيري فكل انسان منا له ظروفه التي قادته الي موقعه الحالي فلا بد والا يجد الحسد مكانه لقلبك فصدقني ان احسنت عملا فان الله لا يضيع اجر من احسن عملا وسوف يقودك ذلك الاحسان الي مكان افضل بكل تأكيد فلا تضع الكثير من الوقت في المقارنة مع الاخرين.

تخيل ان معرفتك لذاتك تعني التفوق تخيل أنك ان حددت مكانك علي الخريطة البشرية سوف توفر علي نفسك الكثير من الجهد والتعب في لا شيء فبداخل كل انسان منا طاقة روحية كبيرة جدا هي التي تقوده الي النجاح ومن اهم مبادئ العقل ان تحديد الهدف والسعي ورائه يجعل كل حواس الانسان تعمل من اجل الوصول الي الهدف.

وضع المهتمون بعلوم الإدارة بعضا من المبادئ لإدارة أنشطة الوقت منها

1-      المبادئ المتعلقة بالتخطيط

1.      مبدأ تحليل الوقت

في البداية لابد من ان تقوم بإحضار ورقة وقلم وكتابة كل ما تقوم به من أنشطة خلال اليوم حتى النوم ليس هذا فحسب ولكن عليك أيضا ان تقوم بتحديد عدد الساعات التي تقضيها في كل نشاط على حدي فهذا سوف يجعل الرؤية واضحة تماما امامك كي تقوم بإدارة أنشطة الوقت.

2.      مبدأ التخطـيط اليومي

يمكنك في بداية كل صباح ان تقوم بتسجيل الأنشطة التي لابد وان تقوم بها خلال اليوم وتقوم بترتيب اولويتها حسب رؤيتك.

3.      مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية

بعد ترتيب أولويات الأنشطة يتم تخصيص وقت لكل نشاط ويتم مراقبة ذلك ومحاولة الالتزام بالوقت المخصص للنشاط ويأتي هذا مع التدريب.

4.      مبدأ المرونة

قد يظن البعض ان الالتزام بالوقت المخصص للأنشطة يعني الالتزام الحرفي وهذا غير صحيح حيث انه لابد من ان تقوم بتخصيص وقت أكبر من الوقت المطلوب لأي نشاط تقوم بعمله وذلك لمواجهة أي ظروف غير مخططه مما يجعل تخطيطك لوقتك اكثر مرونة.

2-      المبادئ المتعلقة بالتنظيم

1.      مبدأ التفويض

ممكن ببساطة شديدة جدا ان تقوم بنقل بعض الاعمال التي لا يتسع وقتك للقيام بها الي بعضا من زملاء العمل او مشاركة اسناد المرآه بعضا من مهام البيت الي الزوج فالتعاون بين افراد العمل او افراد الاسرة ينجز الكثير من الاعمال في اقل وقت ممكن.

2.      مبدأ تقسيم العمل

خلق الله تبارك وتعالي البشر للتكامل في اعمار الأرض فكل منا يحتاج الي الاخر بشكل او باخر فلا يمكن لأي عضو من أعضاء الجسد ان يقوم بعمل الاخر فلا يقوم المخ بعمل وظائف الكبد ولا القلب وبالتالي فان التنويع الوظيفي الذي خلقنا الله عليه هو مبدئ من مبادئ الحياة وتقسيم العمل يؤدي الي أفضل إنتاجية ممكنة فكل شخص يتقن دورة ويعمل على تحسينه.

3.      مبدا التحكم في المعوقات

لابد عند تخطيتك لأنشطة وقتك ان تعلم تماما انه قد تواجهك بعض المعوقات منها ما قد تتجنبه لإنجاز مهامك ومنها ما لا يمكن تجنبه فعليك ان تعطي وقتا أكبر من المتوقع فان أنجزت مهامك قبل الوقت المتوقع يمكنك اخذ قسطا من الراحة او انجاز الاعمال الأخرى.

4.      مبدا الاقلال من العمليات الروتينية

ما يميز العمليات الروتينية هي تعودك علي أدائها بسرعه وعليك ان تقوم بتلك الاعمال من خلال تصميم برنامج خاص بك او تحضير التقارير الروتينية الدورية قبل طلبها منك كي تجعل هناك متسع من الوقت كي تقوم بأعمال اكثر أهمية.

3-      المبادئ المتعلقة بالرقابة

1.      مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت.

بعد تحديد أولويات الوقت وتخطيط وقتك جيدا لابد وان تقوم بمتابعة التزامك بالتخطيط وتقييم نفسك يوميا وحث ذاتك علي ان يكون تقييمك ليوم غد اعلي من اليوم.

2.      مبدأ إعادة التحليل.

بعد مرور ستة اشهر علي التحليل الأول لوقتك لابد من عمل إعادة تحليل لأنشطة وقتك وستجد عن تجربة ان هناك العديد من أنشطة الوقت قد تخليت عنها وتجد تحسنا كبير في استغلال الوقت.

ولعل اهم الأدوات التي تساعدك علي تخطيط الوقت الورق وهناك العديد من الأدوات التي تتيحها التكنولوجيا الحديثة منها مثلا التقويم الموجود علي الموبيل والذي يمكن ربطه لمستخدمي الاندرويد بتقويم موقع جوجل عن طريق ايميل الجي ميل الأكثر شهرة.

ومن اهم المعوقات في إدارة أنشطة الوقت ما نطلق عليهم لصوص الوقت ومنها

المقاطعات والزيارات المفاجئة.

حينما تكون في اجتماع او في جلسة مع احد اصدقائك او زملائك او اسرتك تجنب المقاطعة سواء كانت لك او لغيرك حيث ان المقاطعة تؤدي غالبا الي تشتيت تركيز المتحدث ويأخذ المزيد من الوقت.

اما الزيارات المفاجئة فتخرجك عن ترتيب احداث يومك وتجعلك في اطرار الي تأجيل بعض الاعمال لحين الانتهاء من الزيارة.

الاتصالات الهاتفية غير المنتجة.

تجنب الأحاديث الهاتفية غير المنتجة فهناك من يتصل بك ويعيد ويزيد في الكلام دون أي جدوى فعليك ان تحدد النقاط التي سوف تتكلم فيها قبل القيام بالاتصال وقم بإنهاء تلك النقاط في أسرع وقت مما يجعلك توفر وقتا ومجهودا ومالا مهدرا على الاتصالات.

الاجتماعات والأحاديث غير الفعالة.

بعد كل اجتماع في عملك او في حياتك بشكل عام قم بتقييم ما هي أوجه الاستفادة من هذا الاجتماع وان كانت تلك الاجتماعات اهدارا لوقتك دون أي جدوى ارجو ان تتجنبها تماما.

التسويف أو التأجيل بأعذار واهية.

الحزم لابد وان يكون أسلوب حياة حيث ان التسويف واختلاق الأعذار لتأجيل موضوعات معينة قد تكون مهمة في حياتك هو اول الطريق الي الفشل

الأهداف غير الواضحة.

حاول حينما تقوم باي عمل ان تعرف أولا ما هو الهدف منه كي تتجنب القيام بأعمال اخري بعيدة عن الهدف الأساسي

النقص في المعلومات

النقص في المعلومات يجعلك تحاول البحث عن معلومات اكثر عن العمل الذي تريد إنجازه مما يجعلك تأخذ وقتا اكبر.

عدم تحديد الأولويات.

قد تقوم بأداء بعض المهام غير المهمة في وقت كان يمكنك أداء بعض الاعمال الأكثر أهمية.

عدم القدرة على قول” لا“.

  1. قد لا تقدر علي قول لا مما يدفع مديرك علي اعطائك المزيد من الاعمال وبالتالي لا يمكنك السيطرة علي وقتك فليس معني ان تقول لا انك تسيئ الي مديرك بالعكس فقول لا له أسلوب معين قولها بشكل مؤدب ومحترم فلدي الكثير من الاعمال الان هل يمكنني البدء فيها بعد ان انتهي من اعمالي الحالية فهنا قد يكون الخيار لمديرك بان يكلف احد زملاءك بالقيام بهذه الوظيفة.

عدم تخطيط أنشطة الوقت.

عدم التخطيط لأنشطة الوقت يجعلك غير قادر علي التحكم في وقتك وبالتالي قد تهدر الكثير من الوقت في لا شيء

انخفاض الروح المعنوية.

حاول ان تكون روحك المعنوية مرتفعة دائما ازرع في نفسك الامل فمادام الله سبحانه وتعالي موجود ورزقك بيده لن يضرك احد ابدا فالروح المعنوية المنخفضة تجعل لديك نوع من اللامبالاة والإهمال في الوقت والعمل مما يضيع المزيد من الوقت.

عدم الاعتراف بالخطأ.

الاعتراف بالحق فضيلة فان اعترفت انك اخطات وفرت علي نفسك الكثير حيث انك سوف تقوم بتحليل خطاك والاستفادة منه وعدم تكراره حتي لا تضيع وقتك في شيء خطا ونتائجه غير مضمونة

 ونستخلص مما سبق اننا لدينا قواعد لإدارة أنشطة الوقت وهي حدد أهدافك وأولوياتك و كن قادر على قول ”لا“ و أتقن فن الاتصال الهاتفي ولابد حين تحديد اهدافك ان تكون اهدافك محددة ومتفق عليها أي لا تكون ضد الأعراف والقوانين وواقعية أي قابلة للتحقق وان تربط هذه الأهداف بمدي زمني معين لتحقيقها والي لقاء اخر ان شاء الله.

أضف تعليقاً

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s